- Подготовка и ведение базы приказов и инструкций по проектам; - Организация встреч (очных, удаленных), составление протокола встреч; - Ведение архива протоколов собраний и встреч с Заказчиком и Подрядчиками; - Формирование и отправка технической документации Заказчикам, Подрядчикам. Контроль переписки и обмена технической документацией с Заказчиком, согласование договорных условий; - Регистрация и архивирование входящей и исходящей корреспонденции по вверенным проектам, работа с проектными папками для упорядочивания документации по проекту, работа с корреспонденцией проектов: составление, подписание, сканирование, архивирование, отправка в смежные отделы исходящих/входящих писем, описей; - Подготовка отчетной документации по вверенным проектам (еженедельные и ежемесячные отчеты); - Заказ и оформление пропусков на объекты Заказчика, Подрядчику; - Заказ разрешений, лицензий, допусков и т.п.; - Организация транспорта, питания сотрудников на объекте, поиск и подбор квартир для проживания сотрудников (ИТР, рабочие); - Организация командировок по работникам вверенных проектов: подготовка документов, бронирование гостиниц; - Учет закупленных ТМЦ в рамках вверенных проектов; - Взаимодействие с подрядчиками, сбор, передача и контроль документов заказчиков и субподрядчиков для бухгалтерского учета (ТОРГ-12, КС-2, КС-3, ОС-15, М-15, в том числе оригиналов); - Выполнение поручений непосредственного руководителя. |